Plantilla: política de tratamiento de datos personales

Texto de ejemplo para que cada entidad redacte la suya. No es asesoría jurídica: la entidad (responsable del tratamiento) debe adaptarla y validarla con su oficina jurídica y el oficial de protección de datos. Se publica en la URL que la entidad registre en el parámetro politica_tratamiento_url; su versión (politica_tratamiento_version) cambia cada vez que el texto cambia, y la ventanilla pública le pedirá a cada persona que autorice de nuevo.

Marco: Ley 1581 de 2012, DUR 1074 de 2015 (arts. 2.2.2.25.2.x y 2.2.2.25.3.2), Ley 594 de 2000.

1. Responsable del tratamiento

[Nombre de la entidad], NIT […], domicilio […], correo […], teléfono […].

2. Finalidad

Los datos que usted entrega por la ventanilla en línea se usan para radicar, clasificar, tramitar y responder su solicitud, cumplir el término legal aplicable y conservar el documento como registro oficial de la entidad. No se usan para finalidades distintas sin su autorización previa.

3. Datos tratados

Nombre, identificación (si decide darla), correo, teléfono, dirección y el contenido de su solicitud y de sus anexos. [Indique si se tratan datos sensibles y que responder preguntas sobre ellos es facultativo.]

4. Sus derechos

Conocer, actualizar y rectificar sus datos; pedir prueba de la autorización; ser informado del uso que se les dio; presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio; revocar la autorización y solicitar la supresión en los términos de la sección siguiente; acceder gratuitamente a sus datos. Canal: [correo o formulario].

5. Supresión y conservación

Su solicitud, una vez radicada, es un documento de archivo de la entidad. Por mandato legal (Ley 594 de 2000, art. 11; DUR 1074 de 2015, art. 2.2.2.25.2.8) debemos conservarla durante el tiempo de retención que fija la Tabla de Retención Documental de la serie a la que pertenece. Mientras dure esa retención, la supresión de sus datos no procede; al vencer, procede según la disposición final de la TRD (eliminación, o selección y conservación total con valor histórico). Si usted pide la supresión no ignoraremos su solicitud: la responderemos como reclamo, indicando por qué no procede todavía y desde qué fecha lo hará.

6. Vigencia y cambios

Versión: [etiqueta que se registra en politica_tratamiento_version]. Vigente desde: [fecha]. Si esta política cambia, se publicará una nueva versión y se le pedirá su autorización de nuevo antes de radicar.