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ADR-015: Modelo de TRD/CCD (clasificación, retención y disposición)

Estado: Aceptado Fecha: 2026-06-21 Autores: Giampiero (mantenedor principal)

Contexto

La Fase 3 implementa el corazón archivístico del SGDEA: la Tabla de Retención Documental (TRD) y el Cuadro de Clasificación Documental (CCD), exigidos por la Ley 594/2000 y el Acuerdo AGN 004/2013. La TRD gobierna cuánto vive un documento y cuál es su destino final; sin ella, el sistema es un gestor de archivos, no un SGDEA.

Estructura archivística colombiana (AGN):

  • CCD — jerarquía de clasificación: Fondo → Sección/Subsección → Serie → Subserie. Las secciones se corresponden con las dependencias del organigrama (E14).
  • TRD — por cada serie/subserie: tiempos de retención en dos fases (Archivo de Gestión y Archivo Central) y la disposición final.
  • Tipos documentales — 3.er nivel, ya implementados (E03, tipos_documentales).
  • Disposición final (AGN): CT Conservación Total · E Eliminación · S Selección · M Microfilmación/Digitalización (medio tecnológico).

Estado actual: existe trd_series (code, name, retention_years, total_retention, disposition ∈ eliminate/conserve/digitize/select), tipos_documentales (3.er nivel) y disposition JSONB en el radicado (E03). Falta el modelo jerárquico serie↔subserie, la retención en dos fases y el cálculo de la disposición sobre el ciclo de vida del expediente.

Decisión

Modelar la TRD/CCD de forma nativa en archive-service (PostgreSQL, asyncpg), con jerarquía serie↔subserie, retención en dos fases y disposición con códigos AGN. Sin un servicio nuevo.

  1. Jerarquía — trd_series gana parent_id UUID (auto-referencia anulable): una fila con parent_id = NULL es serie; con parent_id es subserie. Los tipos_documentales cuelgan de cualquiera de los dos niveles (FK ya existente trd_serie_id). La Sección del CCD se representa con dependencia (E14, tenant-service) — no se duplica el organigrama.

  2. Retención en dos fases — se añaden archivo_gestion_years y archivo_central_years. El total de retención = gestión + central (se conserva total_retention como columna derivada/compatibilidad). Los campos retention_years/total_retention previos se mantienen para no romper datos sembrados.

  3. Disposición con códigos AGN — disposition pasa a aceptar CT | E | S | M. Se mantiene un mapa de compatibilidad con los valores antiguos (conserve→CT, eliminate→E, select→S, digitize→M) para los datos ya existentes.

  4. Cálculo de retención/disposición — el destino de un expediente se deriva de su serie y de su fecha de cierre: fin_gestion = cierre + archivo_gestion_years, fin_central = fin_gestion + archivo_central_years, y en fin_central se aplica la disposición final. El cálculo es una función pura sobre la fila de la serie (sin estado adicional); el resultado se materializa en la disposición del expediente/radicado (E03) al cerrar.

  5. Versionado — la TRD evoluciona por convalidación del Comité (Acuerdo AGN 004/2013). Se modela con version INTEGER + valid_from DATE por serie; una reclasificación crea una fila nueva (mismo code, version+1) y la anterior se marca is_active=false. El expediente ya clasificado conserva su clasificación histórica (no se reescribe). La lógica de cambio de versión en caliente (reclasificación masiva) se difiere; F3 entrega el modelo y el cálculo.

Consecuencias

Positivas: - Conformidad con la estructura AGN (CCD jerárquico + TRD en dos fases + disposición CT/E/S/M), base legal del ciclo de vida. - Reutiliza lo ya construido (trd_series, tipos_documentales, disposition del radicado) sin reescritura; los datos sembrados (FondeCund) siguen válidos vía el mapa de compatibilidad. - Cálculo de retención determinista y auditable (función pura sobre la serie), sin acoplar al organigrama (la Sección es la dependencia de E14). - Sin servicio nuevo: la TRD vive junto a los expedientes (archive-service), su consumidor natural.

Negativas / límites: - Jerarquía de dos niveles (serie/subserie) por auto-referencia; un CCD con más niveles requeriría generalizar a árbol — fuera de alcance AGN estándar. - El versionado entregado es estructural (filas versionadas); el switching/reclasificación masiva queda diferido. - Mantener dos juegos de campos de retención (antiguos + dos fases) durante la transición añade columnas; se documenta cuál es la fuente de verdad (las dos fases).

Alternativas consideradas

  • CCD como árbol genérico (closure table / ltree): potente pero sobredimensionado para la jerarquía AGN de profundidad fija; descartado por complejidad.
  • TRD en servicio propio: descartado; la TRD se consulta en cada cierre/transferencia de expediente — vivir junto al expediente evita llamadas entre servicios (coherente con la autonomía de servicios).
  • Disposición solo como texto libre: descartado; los códigos AGN (CT/E/S/M) son normativos y dirigen la automatización del ciclo de vida.

Relacionados

  • ADR-002 — la TRD vive por tenant_{slug}.
  • ADR-007 / E03 — la disposición calculada se materializa en disposition del radicado/expediente.
  • E14 — la Sección del CCD se corresponde con la dependencia del organigrama (no se duplica).