Planes para entidades públicas

Tres planes de suscripción anual alojada, con precio cerrado por tramo de usuarios, y una instalación en servidor propio con pago único para las entidades grandes. Capacitación incluida en todos.

Valores de referencia para 2026, en pesos colombianos, con IVA incluido y vigentes hasta el 31 de diciembre de 2026. Cada contrato fija por escrito el alcance y, en los planes alojados, el almacenamiento y la bolsa de uso de IA.

Orpyca sigue siendo software libre (AGPL-3.0). Lo que se contrata es el servicio alojado y administrado por Excribe, o el trabajo de instalarlo y capacitar a tu equipo; nunca una licencia. El tope de usuarios de los planes alojados dimensiona la infraestructura y el soporte.

Municipal

Hasta 50 usuarios

$9.520.000al año

IVA incluido

Sin IVA: $8.000.000 · IVA 19 %: $1.520.000

Referencia mensual: $793.333 Solo para comparar; se contrata por año.

Almacenamiento de referencia: 40 GB
Capacitación incluida: 10 horas

Acceso SaaS a la plataforma, alojamiento y administración de la infraestructura.
Copias de seguridad, actualizaciones y mantenimiento.
Soporte técnico para incidentes y soporte funcional en horario laboral.
Gestión de usuarios, roles y permisos.
Configuración básica de la estructura organizacional.
Correspondencia recibida, enviada e interna, según los módulos contratados.
Gestión de trámites, seguimiento documental, consulta y búsqueda.
Bolsa de uso de IA definida en el contrato.

Perfil recomendado. Municipios y entidades pequeñas que necesitan centralizar la recepción, distribución, consulta y seguimiento de documentos.

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Municipal Plus

Hasta 150 usuarios

$22.015.000al año

IVA incluido

Sin IVA: $18.500.000 · IVA 19 %: $3.515.000

Referencia mensual: $1.834.583 Solo para comparar; se contrata por año.

Almacenamiento de referencia: 100 GB
Capacitación incluida: 20 horas

Incluye todo lo del plan Municipal y además:

Mayor capacidad de usuarios y de concurrencia.
Varias dependencias y áreas funcionales, con administración delegada por dependencia.
Mayor parametrización de flujos documentales.
Reportes operativos y seguimiento de trámites.
Permisos por grupos y responsabilidades.
Bolsa de uso de IA ampliada frente al plan Municipal.

Perfil recomendado. Alcaldías y entidades municipales con varias dependencias y mayor volumen de correspondencia y trámites.

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Institucional

Hasta 500 usuarios

$55.037.500al año

IVA incluido

Sin IVA: $46.250.000 · IVA 19 %: $8.787.500

Referencia mensual: $4.586.458 Solo para comparar; se contrata por año.

Almacenamiento de referencia: 500 GB
Capacitación incluida: 40 horas

Incluye todo lo del plan Municipal Plus y además:

Múltiples áreas y procesos institucionales.
Parametrización ampliada de flujos de trabajo.
Reportes e indicadores institucionales.
Mayor capacidad de seguimiento y trazabilidad.
Perfiles y permisos por estructura organizacional.
Bolsa de uso de IA dimensionada para una operación institucional.
Acompañamiento ampliado de implementación.

Perfil recomendado. Entidades de tamaño medio o grande que requieren gestión documental transversal y coordinación entre áreas.

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Gobierno Nacional

Instalación en servidor propio

Sin tope de usuarios

$130.007.500pago único

IVA incluido

Sin IVA: $109.250.000 · IVA 19 %: $20.757.500

Almacenamiento de referencia: Lo define la entidad con su propia infraestructura
Capacitación incluida: 80 horas

Evaluación previa de servidores, sistema operativo, base de datos, almacenamiento, seguridad, respaldos, conectividad y recursos de procesamiento.
Instalación y puesta en marcha en la infraestructura de la entidad.
Configuración de múltiples sedes, oficinas o dependencias, con administración central y administradores delegados.
Parametrización de flujos documentales y de reportes e indicadores consolidados.
Acompañamiento ampliado para el despliegue institucional.

No incluye:

Servidores, red, respaldos y, si se usa la redacción con modelo local, la GPU que esta exige: los pone la entidad.
Migración de información, integraciones y desarrollos particulares: se cotizan por horas o por proyecto.
Soporte anual y actualizaciones: se contratan aparte (ver más abajo).

Perfil recomendado. Entidades nacionales, organismos con múltiples sedes y organizaciones con alto volumen de usuarios y documentos.

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Soporte anual de la instalación propia

El pago único cubre el proyecto. Para seguir recibiendo actualizaciones, atención de incidentes y soporte funcional se contrata una suscripción anual aparte, con tiempos de respuesta por prioridad definidos en el contrato. Su valor se cotiza según el alcance y esos tiempos.

A cotizar

Requisitos de la instalación

Más de 500 usuarios

Recomendamos la instalación en servidor propio, que no tiene tope de usuarios. Si prefieres el servicio alojado, se cotiza de forma personalizada tras evaluar la infraestructura, el almacenamiento, la concurrencia, las integraciones y el consumo de IA.

Las cuatro opciones de un vistazo

Plan	Modalidad	Usuarios máximos	Almacenamiento	Capacitación	Valor (IVA incluido)
Municipal	Suscripción anual	50	40 GB	10 horas	$9.520.000
Municipal Plus	Suscripción anual	150	100 GB	20 horas	$22.015.000
Institucional	Suscripción anual	500	500 GB	40 horas	$55.037.500
Gobierno Nacional	Pago único	Sin tope	A la medida	80 horas	$130.007.500

Qué incluye la suscripción

Aplica a los tres planes de suscripción. Cada componente queda sujeto al alcance y a las condiciones del contrato.

Acceso a la plataforma: Disponibilidad de la solución por internet.
Alojamiento: Infraestructura administrada por el proveedor.
Mantenimiento: Mantenimiento correctivo y actualizaciones de la plataforma.
Copias de seguridad: Respaldos según la política definida para el servicio.
Soporte técnico: Atención de incidentes relacionados con la operación.
Soporte funcional: Orientación sobre el uso de las funcionalidades contratadas.
Capacitación: Las horas incluidas en el plan.
Almacenamiento: Capacidad asignada según el plan o el dimensionamiento del contrato.
Uso de IA: Bolsa o límite de consumo definido para cada suscripción.
Administración: Configuración de usuarios, roles y parámetros comprendidos en el alcance inicial.

Capacitación incluida

Las horas son tiempo efectivo de formación. Recomendamos repartirlas en sesiones de dos horas para que la gente se apropie de la plataforma. El tiempo calendario depende de la disponibilidad de los participantes, de la cantidad de dependencias y de cómo se coordinen las sesiones.

Plan	Horas	Sesiones de 2 horas	Tiempo calendario estimado
Municipal	10	5	2 a 4 semanas
Municipal Plus	20	10	4 a 6 semanas
Institucional	40	20	6 a 10 semanas
Gobierno Nacional	80	40	8 a 16 semanas

Municipal · 10 horas

Administración básica de usuarios y permisos.
Recepción y radicación de documentos.
Distribución y asignación de trámites.
Consulta, seguimiento y archivo.
Capacitación de los responsables principales.

Municipal Plus · 20 horas

Administración de usuarios y dependencias.
Radicación y gestión de correspondencia.
Gestión documental y archivo.
Flujos de trabajo y seguimiento.
Reportes operativos.
Formación de usuarios multiplicadores.

Institucional · 40 horas

Administración general y delegada.
Configuración de áreas y procesos.
Gestión documental por dependencias.
Flujos de trabajo y responsabilidades.
Reportes e indicadores.
Formación de administradores y usuarios multiplicadores.

Gobierno Nacional · 80 horas

Formación de administradores centrales y locales.
Capacitación por áreas, sedes o dependencias.
Procesos documentales especializados.
Gestión de flujos y seguimiento.
Reportes institucionales.
Formación de formadores y sesiones de refuerzo.

No hace parte de las horas de capacitación

Manuales personalizados, migración de información, pruebas de aceptación, desplazamientos, configuración especial y acompañamiento extraordinario durante la puesta en producción. Se cotizan aparte cuando corresponde.

Lo que se cobra aparte

Estos servicios no son ilimitados dentro de la suscripción.

Servicio	Modalidad de cobro
Instalación en infraestructura propia para entidades de hasta 500 usuarios (en Gobierno Nacional ya está incluida)	Por horas de trabajo, previa evaluación de servidores, base de datos, almacenamiento, seguridad, respaldos y conectividad
Migración de documentos y bases de datos	Por horas o por proyecto
Integraciones con sistemas externos	Por horas o por proyecto
Desarrollo de funcionalidades particulares	Por horas o por proyecto
Configuraciones especiales fuera del alcance	Por horas
Capacitación adicional	Por horas o por jornada
Desplazamientos y asistencia presencial	Según costos y alcance
Almacenamiento extraordinario	Según la capacidad contratada
Consumo de IA por encima de la bolsa	Según la tarifa de consumo acordada

Tarifas por hora

Las mismas tarifas de la página de Servicios, que las publica sin IVA. Aquí se muestran con el IVA del 19 % incluido, como los planes.

Migración de datos

$223.720la hora

IVA incluido

Sin IVA: $188.000

Desarrollo a la medida

$229.670la hora

IVA incluido

Sin IVA: $193.000

Ver tarifas por hora

Qué queda escrito en el contrato

Para que no haya costos imprevistos ni para la entidad ni para nosotros, cada contrato define de forma expresa:

Vigencia de la suscripción y condiciones de renovación.
Número máximo de usuarios habilitados y límites de concurrencia.
Almacenamiento incluido, política de crecimiento y cobro del adicional.
Bolsa de uso de IA, unidades de consumo y tarifas por excedente.
Frecuencia y retención de las copias de seguridad.
Canales y horarios de soporte, y tiempos de respuesta según la prioridad del incidente.
Horas de capacitación incluidas y condiciones para usarlas.
Alcance de la configuración inicial.
Responsabilidades de la entidad sobre usuarios, equipos y conectividad.
Exportación y entrega de la información al terminar el contrato.
Tratamiento de datos personales, confidencialidad y seguridad de la información.

Software libre, servicio de pago

Orpyca se distribuye bajo AGPL-3.0. Lo que cobramos es el alojamiento, la operación, la administración, la implementación, el soporte, la capacitación y los servicios adicionales; no presentamos el software como una licencia exclusiva ni propietaria. Si prefieres operarlo con tu propio equipo, puedes instalarlo gratis.

Cómo instalarlo tú mismo