Preguntas frecuentes
Si es gratis, dónde está el negocio; qué pasa con mis datos y la IA; puedo migrar desde Orfeo; qué significa AGPL para mi entidad.
- ¿De verdad es gratis o hay una versión de pago con lo bueno?
- Es gratis y es el sistema completo, con la inteligencia artificial incluida. No existe una edición recortada. Se cobra por implementarlo, migrar los datos, capacitar, dar soporte y hospedarlo, que es trabajo de personas; el software no.
- Si el software es libre, ¿cómo se sostiene el proyecto?
- Con los servicios. Excribe vive de implementar, migrar, capacitar, sostener y alojar. El código libre no es filantropía: es lo que permite que una entidad pueda auditarlo, cambiar de proveedor y no quedar atrapada.
- ¿Qué significa la licencia AGPL para mi entidad?
- Que puedes usar el sistema para lo que quieras, sin pagar y sin pedir permiso, incluso modificándolo. La obligación aparece solo si distribuyes el sistema modificado a terceros o lo ofreces como servicio a otras entidades: en ese caso debes publicar tus cambios con la misma licencia. Usarlo internamente en tu entidad no genera ninguna obligación de publicar nada.
- ¿Mis documentos se van a un servidor de inteligencia artificial en otro país?
- No, salvo que tú lo configures así para material público. La opción por defecto ejecuta los modelos dentro de tu propia infraestructura. Y el material clasificado como reservado nunca se envía a un proveedor externo bajo ninguna configuración: no existe una opción para permitirlo.
- ¿Necesito una tarjeta gráfica para la inteligencia artificial?
- Depende de qué parte quieras. La búsqueda por significado y los antecedentes con cita no usan modelo generativo y funcionan solo con procesador en el servidor mínimo. El asistente conversacional sí necesita tarjeta: en procesador responde a dos o cuatro palabras por segundo, más de un minuto por respuesta, y nadie la espera. Con 8 GB de memoria de video cabe el modelo por defecto y las respuestas bajan a pocos segundos; con 24 GB entra un modelo grande que redacta mejor el lenguaje normativo. La tabla completa está en la página de instalación.
- ¿Puedo migrar desde Orfeo?
- Sí, y partimos con ventaja porque Orpyca es su heredero directo. Pero conviene ser preciso: no existe un migrador automático que traslade una instalación de Orfeo entera. Lo que hay es un formato de importación abierto, y el trabajo consiste en construir el traductor desde tu base de datos a ese formato. Se migran los radicados con sus anexos, metadatos, clasificación de reserva e historial, conservando el número original. Los expedientes, los usuarios y las contraseñas no viajan en ese paquete: se configuran aparte, y la gente restablece su contraseña en el primer ingreso. La página de servicios lo detalla punto por punto.
- ¿Y si vengo de otro sistema que no es Orfeo?
- Funciona igual, porque el formato de importación no es específico de Orfeo: es un paquete con un esquema publicado y verificación de integridad archivo por archivo. Lo que cambia es el traductor que hay que escribir desde el sistema de origen. En algunos casos resulta más limpio que migrar desde un Orfeo muy modificado.
- ¿Qué necesito tener listo antes de instalarlo?
- En lo técnico: un dominio con tres nombres, un certificado TLS, un proxy inverso propio —el sistema no trae uno—, un servidor de correo saliente, que es obligatorio, y un cortafuegos configurado. En lo archivístico, que es lo que de verdad decide si sirve: tabla de retención aprobada por el comité correspondiente, cuadro de clasificación, inventario documental y la estructura de dependencias definida. La página de instalación tiene la lista completa con lo obligatorio marcado.
- ¿El sistema busca texto dentro de los documentos escaneados?
- No. No hay reconocimiento óptico de caracteres: el sistema guarda la imagen, verifica su integridad y valida el formato, pero no extrae el texto. La búsqueda funciona sobre lo que exista como texto. Si necesitas buscar dentro de lo escaneado, hoy hay que hacer ese reconocimiento antes de cargar el archivo.
- ¿Tiene aplicación para el celular?
- No hay aplicación nativa para iOS ni Android, y no está en construcción. La interfaz se adapta a la pantalla del teléfono y se usa desde el navegador.
- ¿Sirve para cumplir el Acuerdo 001 de 2024?
- Orpyca está diseñado conforme a esa norma e implementa sus requisitos técnicos: foliado electrónico, índice electrónico firmado al cierre y reglas de cierre del expediente. Ahora bien, la conformidad de una entidad no depende solo del software: depende también de sus instrumentos archivísticos y sus procedimientos. Ningún proveedor puede certificarte el cumplimiento, y quien te lo ofrezca por escrito debería levantarte una sospecha.
- ¿El Archivo General de la Nación certifica los sistemas de gestión documental?
- No existe una certificación del AGN para sistemas de gestión documental. Lo que existe son modelos de requisitos publicados por el AGN y por otras entidades, contra los cuales cada institución evalúa la herramienta que va a adquirir. Si un proveedor dice estar «certificado por el AGN», está describiendo algo que no existe.
- ¿La firma electrónica tiene plena validez probatoria?
- El sistema implementa firma avanzada en formatos XAdES con estampado cronológico y validación del estado de los certificados. Pero la autoridad de certificación que trae incluida es local y no está acreditada ante el ONAC: sirve para probar el sistema, no para dar fe. Para efectos probatorios plenos hay que conectar una entidad de certificación acreditada, y el sistema declara explícitamente esa condición en cada firma en lugar de aparentar lo contrario.
- ¿Qué pasa si un día quiero cambiar de proveedor?
- Te entregamos la base de datos y los documentos en formatos abiertos, sin costo y sin plazo. Como el software es libre, puedes seguir operando el sistema con otro proveedor o con tu propio equipo. No hay nada que te obligue a quedarte.
- ¿Cuántos usuarios soporta?
- Los requisitos publicados corresponden a instituciones de menos de cinco mil usuarios. Por encima de eso el sistema escala repartiendo los servicios en más máquinas; conviene hablarlo antes para dimensionar bien.
- ¿Una sola instalación puede servir a varias entidades?
- Sí. Cada entidad tiene su propio esquema de base de datos y su propio depósito de archivos: los datos no comparten tabla. Es la forma habitual de operarlo en una gobernación o una alcaldía con varios institutos descentralizados.
- ¿Qué diferencia hay entre Orpyca y Orfeo?
- Orpyca conserva la lógica archivística de Orfeo y cambia todo lo demás: de un monolito en PHP a once servicios independientes, con aislamiento por entidad, auditoría inalterable, firma avanzada, preservación conforme a estándares internacionales e inteligencia artificial. Para el usuario de ventanilla, los conceptos son los mismos.
- ¿Dónde está el código?
- En un repositorio público de GitLab, junto con toda la documentación técnica. Puedes leerlo, auditarlo, copiarlo y proponer cambios sin pedir permiso.